Werkgevers oppassen! Het wijzigen van afspraken over pensioen moet (zeer) zorgvuldig gebeuren om claims te voorkomen
Mag je als werkgever afspraken over pensioen (de pensioenovereenkomst en/of een pensioenreglement) wijzigen en zo ja, hoe moet dat dan?
Arbeidsvoorwaarde: instemming nodig
Pensioen is een (belangrijke) arbeidsvoorwaarde, waarvoor geldt dat je afspraken niet zomaar kunt wijzigen. De werknemer wordt beschermd. In principe is voor een wijziging de ‘instemming’ nodig van de werknemer. Bijvoorbeeld wanneer een middelloonregeling (DB-regeling) gewijzigd wordt naar een premieovereenkomst (DC-regeling).
Eenzijdige wijziging: zwaarwichtig belang
Stemt de werknemer niet in, dan is voor een eenzijdige wijziging een (1) redelijke aanleiding en (2) een zwaarwegend belang vereist. Dat belang moet zodanig zwaarwegend zijn, dat (3) de belangen van de werknemer in redelijkheid dienen te wijken. Dit is – zo blijkt uit de jurisprudentie – een strenge toets.
‘Welbewuste instemming’
Stemt de werknemer wel in met een wijziging, dan is nog niet gezegd dat je deze later ook aan de wijziging kunt houden. Hiervoor is vereist dat de werknemer tijdig en goed wordt geïnformeerd over de gevolgen van de wijziging. Hij moet ‘welbewust’ in kunnen stemmen. Zeker wanneer de gevolgen groot zijn, zoals de wijziging van middelloon naar een premieovereenkomst.
Wijzigingstraject
Hierna schets ik kort hoe een wijzigingstraject er op zijn minst uit moet zien:
- breng de huidige pensioenregeling goed in kaart;
- vraag offertes op en breng de potentiële nieuwe regeling in kaart;
- schakel externe adviseurs in;
- maak een uitvoerige analyse van de verschillen;
- benader bij een voorgenomen besluit eventuele medezeggenschapsorganen (zoals de ondernemingsraad) en doorloop het instemmingstraject;
- zorg ervoor dat ook een medezeggenschapsorgaan tijd en ruimte heeft om zich door een extern adviseur te laten informeren;
- breng werknemers tijdig op de hoogte:
- organiseer (meerdere) voorlichtingsbijeenkomsten (met een externe adviseur);
- werknemers die niet aanwezig kunnen zijn, moeten op een ander moment alsnog geïnformeerd worden;
- stel informatie beschikbaar (sheets, brochures, Q&A, informatiebrieven, updates op het intranet etc.);
- wees ‘open’ in de communicatie. Niet alleen de voordelen, maar ook de nadelen en risico’s moeten inzichtelijk zijn!
- informatie moet op ieder moment te raadplegen zijn;
- richt een helpdesk in, of benoem in ieder geval één of meerdere contactpersonen bij wie men terecht kan voor vragen;
- maak de individuele gevolgen van de wijzigingen inzichtelijk;
- biedt de werknemers een bezwaarmogelijkheid!
- zorg ervoor dat instemming duidelijk wordt vastgelegd.
Belang zorgvuldig wijzigingstraject
Het wijzigen van pensioenafspraken heeft heel wat voeten in de aarde. Alle stappen dienen zorgvuldig te worden doorlopen. Doe je het niet goed/niet volledig, dan liggen procedures - vaak vele jaren later! - op de loer. En, het risico komt niet alleen bij de (ex‑)werknemer vandaan, maar ook diens nabestaande. Goed voorbeeld is een recente uitspraak van het Hof 's-Hertogenbosch (uitspraak). Werkgever had het pensioenreglement diverse keren gewijzigd. Onder meer in 1999 (eindloon naar middelloon en nabestaandenpensioen op risicobasis i.p.v. opbouw).
Drie informatiesessies, verschillende memo's met daarin de voor- en nadelen van de wijzigingen, keuzeformulieren en een ingerichte helpdesk waren onvoldoende om de werknemer aan de wijziging te houden. Waarom? Hem was niet voorgehouden dat hij instemming 'had kunnen weigeren'. Werkgever wordt uiteindelijk aangesproken door de nabestaande van werknemer. Het niet rechtsgeldig wijzigen van het pensioenreglement is jegens haar onrechtmatig. Werkgever moet de schade - gemis aan nabestaandenpensioen - vergoeden.
Bezwaarmogelijkheid
Het bieden van een bezwaarmogelijkheid wordt spannend bevonden. Het nodigt werknemers uit om van die mogelijkheid gebruik te maken. Toch valt dat in de praktijk mee en stemt een hoog percentage doorgaans in. Je bent er dan zeker van dat werknemers niet meer succesvol op hun instemming terug kunnen komen, mits het informatietraject uiteraard ook tijdig, zorgvuldig en volledig heeft plaatsgevonden.
Dient een (kleine) groep werknemers toch bezwaar in, dan leert ervaring dat het serieus nemen van deze bezwaren en het op zorgvuldige wijze daarmee omgaan er uiteindelijk voor zal zorgen dat men alsnog instemt. Zo niet, dan kan onder de hiervoor kort geschetste voorwaarden een wijziging eenzijdig worden doorgevoerd.
Lees meer over pensioenrecht
Wijzigen van een onvoorwaardelijke indexatie in pensioenregeling
5 actuele ontwikkelingen binnen het pensioenrecht die je als ondernemer niet mag missen
Onjuistheden in pensioeninformatie; is het pensioenfonds aansprakelijk?
