Voorkom boetes door verkeerd gebruik persoonsgegevens zieke werknemer

Onlangs heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (de Autoriteit) een herziene versie gepubliceerd van “De zieke werknemer: Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke werknemers.”
Waarom zijn deze Beleidsregels in de praktijk relevant? Waarmee moet je als werkgever rekening houden? En welke gevolgen zijn verbonden aan verkeerd gebruik? Op voornoemde vragen zal hierna worden ingegaan.

Waarom relevant?

De Beleidsregels welke door de Autoriteit zijn gepubliceerd dienen als handvat en zijn met name gebaseerd op de wettelijke regels en jurisprudentie ter zake de verwerking van persoonsgegevens.

Welke gegevens mag je wel/niet verwerken?

De beleidsregels bevatten een uitvoerige regeling betreffende de omgang met persoonsgegevens van zieke werknemers.

De sollicitatieprocedure

Houd tijdens een sollicitatieprocedure als werkgever rekening met het volgende:

• het is niet toegestaan vragen te stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden;
• het is niet toegestaan informatie in te winnen bij ex-werkgever(s);
• een sollicitante mag niet gevraagd worden of zij zwanger is of wil worden.

Geld er dan nooit een meldingsplicht voor de sollicitant?
Het antwoord is “nee”. De sollicitant is wel verplicht melding te maken van klachten waarvan hij “weet of moet begrijpen” dat deze hem ongeschikt maken voor de functie.

Een medische keuring, zoals vroeger wel veelvuldig toegepast, is nog slechts bij uitzondering toegestaan.

De ziekmelding

Bij een ziekmelding is het slechts toegestaan de volgende gegevens te registreren:

• het telefoonnummer en (verpleeg-)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (zo ja, niet welke);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij eventueel een aansprakelijke derde is betrokken (dit in verband met een mogelijk regresrecht).

De volgende gegevens mogen dus niet geregistreerd worden (ook niet als de werknemer deze vrijwillig verstrekt!):

• de aard van de ziekte;
• de oorzaak van de ziekte;
• de beperkingen en eventuele mogelijkheden van de werknemer.

Slechts bij zeer hoge uitzondering mag de aard van de ziekte wel worden geregistreerd (voorbeeld Beleidsregels: suikerziekte of epilepsie zodat collega’s eventueel kunnen ingrijpen).

Ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie

Bij een dergelijk traject spelen doorgaans diverse partijen een rol. Iedere partij heeft eigen taken en verantwoordelijkheden en mag alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de eigen rol.

1. Bedrijfsarts/arbodienst

De gegevens die wel verwerkt mogen worden, dit zijn gegevens benodigd om een beslissing te kunnen nemer over loondoorbetaling en verzuimbegeleiding/re-integratie:

• werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
• de verwachte duur van het verzuim;
• mate van arbeidsongeschiktheid;
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies ten behoeve van de re-integratie.

Andere gegevens worden voor de werkgever niet noodzakelijk geacht en vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts (denk aan: naam van de ziekte, diagnoses, specifieke klachten, therapieën, afspraken met artsen of situationele problemen zoals relatieproblemen enz.).

Het gebruik van “toestemming van de werknemer” dient zeer terughoudend te worden toegepast en is alleen in uitzonderlijke situaties toegestaan (wederom valt te denken aan bijvoorbeeld de werknemer met suikerziekte of epilepsie).

2. Verzuimbegeleiding

Worden medewerkers ingezet die belast zijn met verzuimbegeleiding, dan is het afhankelijk van de aan hen specifiek opgedragen taak, in welke mate zij kennis mogen nemen van gegevens.
Voert de verzuimbegeleider (onder instructie en begeleiding) een deel van de taken van de bedrijfsarts uit, dan mag deze medewerker alleen beschikken over die gegevens over de gezondheid van de werknemer die voor de uitoefening van zijn taak strikt noodzakelijk zijn. Hij heeft een “afgeleid beroepsgeheim”.

Faciliteert en coördineert de verzuimbegeleider slechts, dan mag hij alleen beschikken over informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken.

3. Werkgever

De werkgever mag – naast de gegevens van de ziekmelding – slechts dezelfde gegevens registreren als hiervoor vermeld bij de bedrijfsarts/arbodienst.
De Beleidsregels geven voorts specifieke regels wanneer de werkgever overgaat naar een nieuwe bedrijfsarts/arbodienst.

3. Re-integratiebedrijven

Werkgever en arbodienstverlener mogen slechts gegevens verstrekken aan een re-integratiebedrijf welke “noodzakelijk zijn voor de aan het bureau opgedragen werkzaamheden”.

Werkgever of arbodienstverlener moet werknemer laten weten welke gegevens aan het re-integratiebedrijf zijn verstrekt.
Uitgangspunt: geen gegevens betreffende de gezondheid van de werknemer verstrekken aan re-integratiebedrijf, tenzij noodzakelijk (een afweging die de bedrijfsarts moet maken).

4. Verzuimverzekeraar
Heeft de werkgever een verzuimverzekering, dan mogen (ten behoeve van de claimbeoordeling) de volgende gegevens worden verstrekt:

• naw-gegevens van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer;
• loongegevens;
• datum eerste verzuimdag;
• datum van (gedeeltelijk) herstel;
• (vermoedelijke) duur van verzuim;
• arbeidsongeschiktheidspercentage;
• mate waarin werknemer passend werk kan verrichten;
• eventuele ontvangst van schadelloosstelling (vangnetsituatie of regres);
• eventuele loonopschorting of loonstopzetting.

Overig

Tot slot stellen de Beleidsregels voorwaarden aan de inrichting en beveiliging van verzuimsystemen van werkgevers en arbodienstverleners en zijn regels gesteld met betrekking tot bewaartermijnen. Hier is het uitgangspunt op basis van de Wbp: “persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld”. Voor betrokken partijen bij de re-integratie gelden voorts afzonderlijke bewaartermijnen.

In geval van schending

Bij de Autoriteit kan melding worden gemaakt van een onjuiste verwerking van gegevens. Vervolgens kan de Autoriteit (ook uit eigen beweging) een onderzoek instellen. De Autoriteit is een bestuursorgaan en is bevoegd tot handhaving. Zij kan boetes opleggen ter zake een bepaalde overtreding ter hoogte van maximaal € 4.500,=. In uitzonderlijke situaties kan zelfs een strafrechtelijke sanctie worden toegepast.
Gezien het voorgaande is het van belang steeds af te vragen of de verwerking van gegevens betreffende de zieke werknemer wel noodzakelijk en toegestaan is. Voorkom mogelijke oplegging van boetes!

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze nieuwsflits of meer informatie willen dan kunt u contact opnemen met  Merienke Zwaan (zwaan@delissenmartens.nl) of met uw eigen contactpersoon bij Delissen Martens T + 31 70 311 54 11.

Deze Nieuwsflits is slechts een algemene weergave van het geldende recht. Het kan op geen enkele wijze als advies in uw specifieke situatie dienen.