Reorganisatie als gevolg van de coronacrisis: hoe werkt het?

Als gevolg van de coronacrisis zullen vele ondernemingen overwegen hun werknemersbestand in te krimpen. Werkzaamheden komen te vervallen, waardoor functies komen te vervallen, functies worden samengevoegd of er ontstaan nieuwe functies. Dit kan ertoe leiden dat één of meerdere werknemers tegelijkertijd moeten afvloeien. Hieronder wordt een aantal aspecten van een reorganisatie nader toegelicht.

Stappenplan voor een goede reorganisatie

Een goede reorganisatie begint met een goede voorbereiding. Alle te nemen stappen moeten van te voren zoveel mogelijk uitgedacht en uitgewerkt worden om de uiteindelijke reorganisatie zo snel mogelijk tegen zo weinig mogelijke kosten en verdere risico’s uit te voeren.

1. Bedacht moet eerst worden welke reden ten grondslag ligt aan de reorganisatie, zoals bijvoorbeeld slechte financiële resultaten, structurele werkvermindering of een wijziging in de functiestructuur of een combinatie van voornoemde redenen.
2. Daarna kan een reorganisatieplan worden opgesteld, waarin de redenen, de procedure van de reorganisatie, de wijze van totstandkoming van boventalligheid, herplaatsing en een eventuele afvloeiingsregeling ('het sociaal plan') worden beschreven.
3. Indien er meer dan 20 werknemers ontslagen dienen te worden, is overleg met de vakbonden vereist.
4. Is er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging binnen de onderneming dan dient advies over de reorganisatie gevraagd te worden aan deze ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. In bepaalde situaties moet een personeelsvergadering geraadpleegd worden.
5. Op basis van het afspiegelingsbeginsel wordt bepaald welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen en boventallig zijn.
6. Onderzocht moet worden of deze werknemers herplaatst kunnen worden. Herplaatsing is alleen nodig op openstaande vacatures of vacatures die binnen een redelijke termijn ontstaan, en voor zover sprake is van een passende functie.
7. Indien de herplaatsing niet tot positief resultaat heeft geleid, kan bij het UWV een ontslagvergunning worden aangevraagd. Met de ontslagvergunningen kunnen de arbeidsovereenkomsten opgezegd worden. Rekening moet worden gehouden met de opzegtermijn, maar de proceduretijd mag hiervan worden afgetrokken (minimaal één opzegmaand moet overblijven).
8. Voorafgaande aan een inhoudelijke procedure wordt bij voorkeur een minnelijke regeling aan de werknemer voorgelegd om in gezamenlijk overleg tot een beëindiging van het dienstverband te komen, teneinde tijd en kosten te besparen.

Afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel betekent dat per uitwisselbare, vergelijkbare en gelijkwaardige functie een indeling naar leeftijdsgroep moet worden gemaakt (15 t/m 24 jarigen, 25 t/m 34 jarigen, 35 t/m 44 jarigen, 45 t/m 54 jarigen en 55 jarigen tot AOW-gerechtigde leeftijd). Binnen die leeftijdsgroep dienen de laatst aangenomen mensen als eerste te worden ontslagen (dienstjarenbeginsel/last in first out).

De ontslagen moeten zo verdeeld worden over de leeftijdsgroepen dat de leeftijdsopbouw van het personeel na de ontslagronde zoveel mogelijk gelijk blijft aan de leeftijdsopbouw ervoor. Dit betreft de zogenoemde 'spiegel'. Het afspiegelen vindt plaats binnen de categorie van functies die uitwisselbaar zijn. Afspiegeling vindt niet plaats in geval van een unieke functie.

Het afspiegelingsbeginsel gaat niet uit van fte’s, maar van het aantal werknemers. Eerst dienen binnen de uitwisselbare functiegroep andere contracten, zoals uitzendovereenkomsten, payrollovereenkomsten en detacheringsovereenkomsten beëindigd te worden. Bij de bepaling van de werknemers, die voor ontslag in aanmerking komen, dienen in de uitwisselbare functie groep vervolgens eerst de AOW-gerechtigden, de oproepovereenkomsten met nul-urencontract, de werknemers met bepaalde tijd die binnen 26 weken eindigen te worden beëindigd, voordat de werknemers met een bepaalde tijd contract dat nog langer duurt dan 26 weken en werknemers met een onbepaalde tijd voor ontslag worden aangewezen.

Bij de berekening van het aantal dienstjaren van de werknemer, wordt de periode op detacherings- of uitzendbasis voorafgaande aan het dienstverband meegerekend.

In uitzonderingsgevallen kan door het UWV worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan situaties waarin de werknemer onmisbaar is voor de organisatie.

UWV

De beëindiging van de arbeidsovereenkomsten vindt plaats via de procedure bij het UWV. In de UWV-procedure moet een aanvraag worden ingediend. Er dienen drie formulieren de worden ingediend, te weten een A-, B- en C-formulier. In het A-formulier worden de gegevens van de werkgever gevraagd en de namen van de werknemers, die voor ontslag in aanmerking komen. Bij de indiening van dit formulier is nog de optie gegeven om de procedure 14 dagen op te schorten in verband met onderhandelingen over de vaststellingsovereenkomsten. Formulier B betreft de nadere specifieke informatie over de werknemers en Formulier C betreft alle inhoudelijke gegevens over de reorganisatie (zoals inhoudelijke en financiële toelichting, collectief ontslag, advies ondernemingsraad en afspiegelingsbeginsel).

De UWV kan direct een aantal schriftelijke vragen stellen aan de werkgever. Vervolgens krijgen de werknemers circa twee weken de gelegenheid daarop te reageren. Het kan zijn dat zowel de werkgever alsook de werknemer daarna nog in de gelegenheid (ieder in een termijn van circa twee weken) worden gesteld daarop te reageren. Daarna wordt het dossier aan de ontslagadviescommissie voorgelegd, waarna het besluit wordt genomen. Deze procedure kan anderhalf tot drie maanden duren.

Indien werknemers ten tijde van indiening van de ontslagaanvragen bij de UWV arbeidsongeschikt zijn en dat op het moment van de mogelijke opzegging van de arbeidsovereenkomst (dus bij ontvangst van de ontslagvergunning) nog steeds zijn, geldt een opzegverbod en kan de arbeidsovereenkomst niet opgezegd worden. Deze zullen zolang zij ziek zijn en re-integratie dient plaats te vinden in dienst moeten blijven.  Het UWV zal dergelijke ontslagaanvragen direct afwijzen. Het indienen van de voorlopige aanvraag en de mogelijkheid tot onderhandelen daarna voorkomt dat werknemers zich ziek melden voorafgaand aan de ontslagaanvraag. Voor werknemers die zich ziek melden na het indienen van de ontslagaanvraag geldt het opzegverbod niet.

Transitievergoeding

Indien de arbeidsovereenkomst wordt opgezegd met de ontslagvergunning is de werkgever aan de werknemer de wettelijke transitievergoeding verschuldigd.

De hoogte van de transitievergoeding bedraagt voor elk jaar dat de werknemer in dienst is 1/3 maandsalaris. Voor de periode, die korter dan een jaar heeft geduurd, wordt de transitievergoeding pro rata berekend. De transitievergoeding bedraagt maximaal € 83.000,= bruto (jaarlijks per januari geïndexeerd) of maximaal een jaarloon, indien dit jaarloon hoger is dan voornoemd bedrag.

NOW (tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid)

Onderdeel van NOW1 was een boete van 150% van de verkregen subsidie voor de betreffende werknemer, waarvoor ontslag bij het UWV werd aangevraagd. Voor NOW2 geldt een boete van 100% van de subsidie. Dit betekent een teruggave van de verkregen subsidie voor deze werknemer, maar geen extra boete. Bij ontslag van 20 of meer werknemers zal daarnaast een korting van 5% van de uiteindelijke NOW-subsidie worden opgelegd, tenzij er een akkoord over de ontslagaanvraag is bereikt met de vakbonden.

Onder zowel NOW1 en alsook NOW2 geldt dat in de ontslagprocedure onderbouwd moet worden waarom de NOW geen of onvoldoende soelaas biedt en waarom (ondanks de al dan niet aangevraagde) NOW, ontslag toch noodzakelijk is. Als de werkgever dit niet voldoende aannemelijk kan maken wijst UWV de ontslagaanvraag af.

NOW2 kan vanaf 6 juli 2020 aangevraagd kan worden en de omzetdaling wordt vastgesteld over een viermaands periode, die start op 1 juni, 1 juli of 1 augustus 2020.

Conclusie

Belangrijk is dat een werkgever op tijd begint met de voorbereidingen bij een reorganisatie. Gesprekken met vertegenwoordigers van vakbonden en de ondernemingsraad vergen veel tijd. Bij grote reorganisaties kan het enkele maanden duren voordat een sociaal plan gereed is. De wettelijke termijnen, die in acht moeten worden genomen, kunnen daarnaast tot verdere vertraging leiden. Bij een dreigend faillissement kan het nodig zijn dat andere, zwaardere maatregelen moeten worden getroffen, zoals het aanvragen van uitstel van betaling. In die tijd kan dan bezien worden of er nog voldoende tijd en middelen zijn een reorganisatie uit te voeren.

Reorganisaties zijn, behalve pijnlijk, een proces dat goed gepland en begeleid dient te worden. De situatie kan aanleiding geven tot verschillende oplossingen, die tegen elkaar moeten worden afgewogen.

Bij vragen over het bovenstaande of voor meer informatie over dit onderwerp kunt u zich wenden tot Merienke Zwaan (+31 70 311 54 11 of zwaan@delissenmartens.nl).