Mag een werkgever de pensioenregeling wijzigen?

Een vraag die zowel door werkgevers als werknemers vaak wordt gesteld. Hoe zit dat  ook alweer? Wanneer mag de pensioenregeling door de werkgever gewijzigd worden? Waar moet je op letten?

Wie voert de wijziging in de pensioenregeling door?

Belangrijk om vast te stellen is wie daadwerkelijk de wijziging doorvoert of heeft aangekondigd dat te zullen doen. Dat kan ook  de pensioenuitvoerder zijn zoals het pensioenfonds of een pensioenverzekeraar. Soms zijn het de partijen die bij een CAO betrokken zijn. De wijziging moet dan anders worden beoordeeld.

Als de werkgever is aangesloten bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds, dan zijn de mogelijkheden om de pensioenregeling te wijzigen beperkt. De werkgever is dan verplicht de statuten, reglementen en besluiten van het pensioenfonds op te volgen. Wel is het mogelijk dat  bijvoorbeeld de hoogte van de werknemersbijdrage in de pensioenpremie (eenzijdig) wordt gewijzigd.

Wat is de aanleiding voor wijziging pensioenregeling door de werkgever?

Meestal liggen bedrijfseconomische redenen aan een wijziging ten grondslag. De werkgever wenst de kosten van de pensioenregeling te verlagen en/of heeft een offerte van de pensioenuitvoerder ontvangen waarin de kosten voor verlenging aanzienlijk stijgen.

Een veel voorkomende aanleiding is ook harmonisering van pensioenregelingen na een fusie of overname, en wijziging van wetgeving.

De aanleiding is belangrijk voor de kans van slagen van de wijziging. Als de bedrijfseconomische redenen goed onderbouwd kunnen worden, dan maakt dat meestal meer kans dan wijzigen in verband met harmonisatie. Wetswijzigingen tot slot, werken meestal niet automatisch door in afspraken tussen werkgever en werknemer over pensioen. Volgens de rechtspraak zijn wetswijzigingen wel vaak een (zwaarwegende) reden om een wijziging door te kunnen voeren.

Moet de OR, PVT of PV geïnformeerd worden?

Als het voornemen tot wijzigen er is, dan is het belangrijk om na te gaan of dit voornemen nog langs een medezeggenschapsorgaan moet (ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering). Als werkgever is het belangrijk dat een adviesaanvraag zorgvuldig wordt opgebouwd, zodat de kans op instemming van de OR, PVT of PV wordt vergroot. De OR, PVT of PV kan geadviseerd worden om een pensioendeskundige in te schakelen. Ook een eventueel onderhandelingstraject vergt zorgvuldige aandacht. Wees als werkgever of medezeggenschapsorgaan bedacht op hoe voorstellen worden geformuleerd en voorkom dat je hier achteraf (op onderdelen) niet meer op terug kunt komen!

Instemming OR is binnen en dan?

Kan de werkgever een wijziging doorvoeren zodra de OR heeft ingestemd? Meestal niet! Soms is dit zo wanneer werknemers vooraf schriftelijk en welbewust hebben ingestemd dat zij gebonden zijn aan een akkoord van de OR. Dergelijke bepalingen moeten aan hoge eisen voldoen en komen dus niet zo vaak voor. In bijna alle gevallen is de werknemer dus niet gebonden aan instemming van de OR, PVT of PV. Als werkgever moet je de werknemers dan alsnog op individuele basis om instemming vragen.

Hoe moet de werknemer om instemming gevraagd worden?

Belangrijk is zoveel mogelijk openheid te bieden over de aanleiding van de voorgenomen wijziging. Uiteindelijk is draagvlak cruciaal en moeten eindeloze procedures voorkomen worden. Niemand zit erop te wachten dat een wijziging van de pensioenregeling jaren later teruggedraaid moet worden met alle (financiële) gevolgen van dien.

Een goed instrument is te beginnen met het organiseren van een of meerdere informatiebijeenkomsten. Gaat het om ingrijpende wijzigingen, zorg er dan voor dat een pensioendeskundige de presentatie verzorgt. Belangrijk is zoveel mogelijk medewerkers de kans te bieden aanwezig te zijn. Leg vast wie er wel en niet aanwezig zijn. Zorg voor een eventuele vervolgsessie. Overhandig de medewerkers voldoende en duidelijke informatie (presentatiesheets, informatiebrochures etc.). Er kan niet volstaan worden met alleen het verstrekken van algemene informatie. De informatie moet uiteindelijk ook worden geïndividualiseerd. Geef de medewerkers inzage in de persoonlijke gevolgen van de wijziging. Doe je dat niet, dan is de kans een stuk groter dat zij later op een gegeven instemming terug kunnen komen.

Zorg ervoor dat er een helpdesk is of in ieder geval een contactpersoon bij wie de medewerkers terecht kunnen met vragen en wijs de medewerkers hier ook uitdrukkelijk op. En verstrek contactgegevens.

Moet de werkgever bedenktijd of een bezwaarmogelijkheid bieden?

Het is belangrijk dat de medewerkers de tijd krijgen om over de wijzigingen na te denken en zich bijvoorbeeld te laten adviseren door een onafhankelijke derde. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de omstandigheden en de omvang van de wijzigingen.

Inmiddels is er veel rechtspraak verschenen waaruit blijkt dat medewerkers een individuele bezwaarmogelijkheid moeten krijgen. Het moet een medewerker duidelijk zijn dat hij zijn instemming ook mag weigeren. Een bezwaarmogelijkheid kan gecombineerd worden met het verstrekken van de hiervoor bedoelde informatie. Wederom geldt: zorg ervoor dat de bezwaarmogelijkheid voorzien is van een redelijke termijn. Bericht de medewerkers heel duidelijk bij wie en op welke manier zij bezwaar in moeten dienen.

Kan dit met een ‘negatieve optie’?

De bezwaarmogelijkheid kan in de vorm van een ‘negatieve optie’ worden gegoten. Dat wil zeggen, de vermelding dat indien de medewerker niet voor de betreffende datum een bezwaar indient wordt uitgegaan van zijn instemming.

Bezwaar ontvangen en dan?

Werkgevers twijfelen vaak of zij een bezwaarmogelijkheid willen bieden, want wat nu als er massaal bezwaar wordt gemaakt? Ervaring leert dat wanneer er zorgvuldig aandacht wordt besteed aan de communicatie, informatie deugdelijk en duidelijk wordt overgebracht, doorgaans een groot deel van de medewerkers met een wijziging in zal stemmen. Zijn er toch bezwaarmakers, dan is het belangrijk hier écht  aandacht voor te hebben. Nodig ze nog eens uit. Verduidelijk waar nodig de gegeven informatie en bespreek hoe bezwaren weggenomen zouden kunnen worden. Als de ruimte er is kan bijvoorbeeld worden gekeken of er op onderdelen tegemoet gekomen kan worden.

Mag een wijziging eenzijdig doorgevoerd worden?

Zijn er een of meerdere medewerkers die echt niet bereid zijn in te stemmen, dan kan een wijziging onder voorwaarden eenzijdig doorgevoerd worden. Het is dan belangrijk na te gaan of er een eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen. Als dat het geval is, dan moet beoordeeld worden of de belangen van de werkgever bij de wijziging zodanig zwaarwegend zijn, dat de belangen van de medewerker bij het ongewijzigd blijven naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid dienen te wijken. Is er geen eenzijdig wijzigingsbeding afgesproken, dan kan een wijziging meestal alsnog eenzijdig worden doorgevoerd. De wijziging wordt dan volgens de rechtspraak meestal wel nog kritischer beoordeeld.

Het is van groot belang dat de eenzijdige wijziging zorgvuldig aan de medewerker wordt gecommuniceerd. De kans is immers reëel dat deze communicatie onderdeel gaat worden van een latere procedure.

Wat als er een procedure komt?

Voert de werkgever een eenzijdige wijziging door, dan kan de medewerker besluiten een procedure op te starten. Als werknemer hoef je je niet neer te leggen bij een wijziging. In een procedure kan de rechter worden gevraagd om een oordeel of de eenzijdige wijziging rechtsgeldig is. Als de rechter oordeelt dat dit niet het geval is, dan kan deze de werkgever veroordelen om de wijziging terug te draaien en de oude pensioenregeling te handhaven, of bijvoorbeeld om de werknemer bij een andere pensioenregeling onder te brengen waarvan de gevolgen minder ingrijpend zijn.

Word je als werknemer met een wijziging geconfronteerd en wil je hiertegen opkomen, dan is het altijd goed om te kijken of dit ook geldt voor collega’s. De drempel om een procedure op te starten is vaak iets lager als je met een grotere groep actie kunt ondernemen.

Voorkomen is beter dan genezen!

Wil je als werkgever een wijziging doorvoeren? Laat je heel goed adviseren. Juridische begeleiding bij het communicatietraject is heel belangrijk. Natuurlijk is het mooi als je ‘snel’ een handtekening van de medewerker weet te regelen. Als de hiervoor beschreven minimale spelregels echter niet goed zijn aangepakt, dan is de kans zeer groot dat de (voormalig)medewerker jaren later nog succesvol tegen de wijziging op kan komen. Specifiek voor pensioen geldt namelijk dat de gevolgen van een wijziging soms pas echt zichtbaar worden rond de pensioendatum. Komt de (voormalig)medewerker te overlijden, dan kan ook de nabestaande vaak nog succesvol schade vorderen als de wijziging niet rechtsgeldig is geweest en nadelige gevolgen heeft gehad. Omdat pensioen een peperdure arbeidsvoorwaarde is, geldt ook dat eventuele claims al snel in de tonnen kunnen lopen. Pak het dus zorgvuldig aan en laat je adviseren!