Inval door BSA I The Software Alliance vaak na melding ex-werknemer

“Ex-werknemers zijn het grootste risico voor bedrijven die gebruikmaken van ongelicentieerde software. Van het totale aantal meldingen die BSA | The Software Alliance ontvangt van informanten, komt zestig procent van ex-werknemers van bedrijven die illegale software gebruiken. Het werkelijke percentage ligt waarschijnlijk nog hoger, aangezien 25 procent van de informanten ervoor kiest anoniem te blijven. Van alle meldingen die BSA ontvangt, komt 85 procent van informanten die bedrijven rapporteren bij de BSA.” Aldus het persbericht van de BSA op 26 oktober 2015.

Hoewel dit persbericht al weer uit 2015 is, is er geen reden aan te nemen dat het genoemde percentage van ‘klikkende’ ex-werknemers op dit moment lager ligt. Klikken kan lucratief zijn. De BSA | The Software Alliance looft bewoningen uit tot € 10.000,--. En als de verhouding met de oude werkgever al niet goed is…

Cliënten die wij bijstaan in onderhandelingen met de BSA | The Software Alliance hebben in veel gevallen wel een vermoeden wie verantwoordelijk is voor een melding. Maar na een inval van de BSA is het te laat om nog orde op zaken te brengen voor wat betreft de benodigde licenties. Voorkomen is dus beter dan genezen. Licenties voor software dienen uiteraard op orde te zijn. Maar in de praktijk blijkt regelmatig dat dit lastig is.

Als de BSA | The Software Alliance bij u op de stoep staat, wat kunt u dan verwachten? Een korte uitleg.    

Beslaglegging van de BSA | The Software Alliance

De gang van zaken van een beslaglegging door de BSA | The Software Alliance verloopt in de regel volgens een vast stramien. De BSA | The Software Alliance verzoekt eerst aan de rechter om beslag op de software van een onderneming te mogen leggen. Dit verzoek wordt vrijwel altijd gehonoreerd. De onderneming zelf wordt door de rechter niet gehoord over de beslaglegging. Met het verlof van de rechter op zak en in aanwezigheid van een deurwaarder en ICT-deskundige, bezoekt de BSA | The Software Alliance de uitgekozen onderneming en wordt een beschrijving gemaakt van de op de IT-systemen aanwezige software. De beschrijving van de software wordt door de deurwaarder neergelegd in een proces-verbaal.  

Na de beslaglegging neemt de advocaat van de BSA | The Software Alliance contact op met de directie van de onderneming met het verzoek aan te tonen dat voor de aangetroffen software een geldige licentie bestaat. Als aangetoond kan worden dat voor alle software een geldige licentie aanwezig is, eindigt de zaak en wordt het beslag opgeheven.

Als er licenties blijken te ontbreken wordt vervolgens door de BSA | The Software Alliance een berekening gemaakt van de niet betaalde licentievergoedingen. De BSA | The Software Alliance maakt dan aanspraak op betaling van het bedrag aan niet betaalde licenties. Tevens maakt de BSA | The Software Alliance aanspraak op een boete gebaseerd op het bedrag van de niet betaalde licentievergoeding. Vervolgens begint de onderhandelen met de advocaten van de BSA | The Software Alliance over het te betalen totaalbedrag. 

Als er overeenstemming over het te betalen bedrag is bereikt, worden de afspraken neergelegd in een vaststellingsovereenkomst. Daarmee eindigt de zaak. Vaak met een onverwachte en behoorlijke kostenpost voor de ondernemer.

Door betaling van het schikkingsbedrag wordt overigens geen licentie op de aanwezige software verkregen. De ondernemer zal voor de software die hij wil blijven gebruiken alsnog licenties moeten aanschaffen.

Oorzaken van het ontbreken van licenties

In de praktijk komen wij diverse oorzaken van licentietekorten tegen.

Een veelvoorkomende oorzaak van het ontbreken van licenties is een snelle groei van de onderneming. Bij het inrichten van nieuwe werkplekken wordt er dan software geïnstalleerd zonder direct de vereiste licenties, voor bijvoorbeeld Microsoft Office, aan te schaffen. Het aanschaffen van de licenties wordt soms op de lange baan geschoven of eenvoudigweg vergeten. Als dan de BSA | The Software Alliance binnenvalt, is het vanzelfsprekend te laat om de boel op orde te brengen.

Een andere oorzaak van het ontbreken van licenties is het verkeerd lezen van licentievoorwaarden. Veel gehoorde kritiek is dat de licenties van bijvoorbeeld Microsoft te complex zijn en dus moeilijk leesbaar zijn. Dat kan zo zijn, maar het maakt voor Microsoft of de BSA | The Software Alliance niet uit. Bovendien, zo stelt de BSA | The Software Alliance, kan bij twijfel over de wijze van het inrichten van de IT-infrastructuur en te gebruiken software, advies van gespecialiseerde bureaus op het gebied van licentievoorwaarden worden gevraagd.   

Waar het ook wel eens mis gaat is bij overname van een onderneming of onderdelen daarvan. Als bij de overname ook computers worden verkregen, bestaat het risico dat op de computers software staat geïnstalleerd waar geen licentie van voorhanden is. In het geval van een overname is dit een belangrijk punt van aandacht bij de due diligence.  

Wat te doen na een inval van de BSA | The Software Alliance?

Als de BSA | The Software Alliance bij uw onderneming op de stoep staat en beslag wenst te leggen op de aanwezige software, dient u mee te werken. Uiteraard heeft u die verplichting alleen indien de BSA | The Software Alliance verlof van een rechter heeft gekregen, maar dat zal doorgaans het geval zijn. U hoeft overigens alleen toegang te geven tot de IT-systemen van de ondernemingen die in het verlof tot beslaglegging staan vermeld.

Nadat de BSA | The Software Alliance haar inventarisatie van de software gereed heeft, dient u inzichtelijk te maken of, en zo ja welke, licenties u heeft. Het kan zinvol zijn daarbij de hulp in te roepen van uw softwareleverancier en een in BSA-zaken gespecialiseerde advocaat.

Wij staan regelmatig ondernemingen bij die een bezoek hebben gehad van de BSA | The Software Alliance. Neemt u vrijblijvend contact met ons op als u wordt geconfronteerd met een beslaglegging door de BSA | The Software Alliance.

Dit weblog is slechts een algemene weergave van het geldende recht. Het kan op geen enkele wijze als advies in uw specifieke situatie dienen.