Digitaal vergaderen VvE tijdens de coronacrisis

VvE’s zijn verplicht om minimaal één keer per jaar te vergaderen. In veel modelreglementen is bepaald dat dit elk jaar voor 1 juli moet zijn gebeurd. Sinds de corona-uitbraak kunnen veel ALV’s echter niet doorgaan. Toch moeten er vaak belangrijke besluiten worden genomen over bijvoorbeeld (ingrijpende) verbouwingen, maandelijkse bijdragen of het vaststellen van jaarrekeningen. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid biedt uitkomst door digitaal vergaderen voor VvE’s  toe te staan.

Digitale  vergaderingen en besluitvorming  tijdens de coronacrisis

Er zijn vaker binnen VvE’s discussies geweest of een digitale ALV mocht en zo ja, aan welke voorwaarden deze dan moest voldoen. Met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is daar vanaf vandaag – in ieder geval tot 1 september 2020 – duidelijkheid over. Digitaal vergaderen mag. Daarbij moet volgens de  Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid wel worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

1. De ALV moet langs de elektronische weg voor alle appartementseigenaars te volgen zijn. Dat kan dus op verschillende manieren. Een video- of audioverbinding of livestream voldoet.
2. Alle appartementseigenaars moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping / agenda zijn vermeld. Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de ALV, al dan niet thematisch, worden beantwoord. Deze antwoorden worden vervolgens op de website of in het portaal van de VvE geplaatst. Het is ook mogelijk dat deze antwoorden via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de appartementseigenaars. Logischerwijs kunnen er geen besluiten worden genomen over onderwerpen die niet bij de oproeping / agenda zijn vermeld.
3. Verder moet het bestuur van de VvE zich ervoor inspannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld door of namens de appartementseigenaars, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.
4. Het bestuur van de VvE mag bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Om de beurt alle appartementseigenaars hun stem mondeling laten geven via ZOOM, Teams of soortgelijk programma is dus een mogelijkheid. Stemmen per e-mail of zelfs per WhatsApp lijkt nu ook toegestaan.
5. Het bestuur van de VvE mag ook bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgestemd met stemmen die ten tijde van de ALV worden uitgebracht. Met andere woorden: een e-mail met een stemverklaring die enkele dagen voor de ALV wordt gestuurd, kan ook als rechtsgeldige stem worden meegeteld.
6. Het is voor het bestuur van de VvE niet verplicht om fysiek bij elkaar te komen.

Overigens is in artikel 24 jo. 6 lid 4 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid wel opgenomen dat afwijking van voorwaarden 2 en 3 geen rechtsgevolgen hebben voor de besluitvorming. Als een appartementseigenaar het hier niet mee eens is, dan kan hij dit net als bij “reguliere” VvE-besluiten voorleggen aan de kantonrechter. Die zal dan beoordelen of het besluit moet worden vernietigd wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid.

Termijn verslaglegging VvE tijdens coronacrisis

Het bestuur van de VvE is wettelijk verplicht om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een verslag uit te brengen over de gang van zaken in de VvE en over het gevoerde beleid. Daarbij moet ook een financiële balans ter goedkeuring aan de ALV worden overgelegd. Dit is de reden dat VvE’s elk jaar minimaal één keer moeten vergaderen.

Met de huidige omstandigheden kan het voor een bestuur lastiger zijn om dit verslag op tijd uit te werken. Normaal gesproken kan het bestuur dan aan de ALV uitstel vragen. Juist die “behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering” is echter lastig als er geen ALV kan worden gehouden. Om deze reden is in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid bepaald dat het bestuur zichzelf nu (hoogstens) vier maanden uitstel kan geven. Hierdoor kan ook de ALV later in het jaar alsnog worden gehouden.

Conclusie digitaal vergaderen VvE

Het zal wat meer inspanning kosten om het logistiek te organiseren, maar door de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is het nu goed mogelijk om digitaal te vergaderen. Mocht u hierover vragen hebben? Delissen Martens Advocaten beantwoordt deze graag.