De zorg- en informatieplicht van de werkgever bij (wettelijke) vakantiedagen

Naar aanleiding van een uitspraak van de Hoge Raad op 23 juni 2023 over het verjaren van niet opgenomen vakantiedagen, is het goed weer eens stil te staan bij dit onderwerp.

Achtergrond vakantie

Vakantiedagen hebben een recuperatiefunctie: ze hebben tot doel de werknemer gelegenheid te bieden te herstellen van het werk. De dagen stellen de werknemer in staat om uit te rusten en om te beschikken over een periode van ontspanning en vrije tijd. Vakantie draagt daarmee bij aan de gezondheid van werknemers, wat ook weer in het belang van de werkgever is.

Een werknemer heeft recht op minimaal twintig vakantiedagen per volledig gewerkt jaar (bij een fulltime dienstverband). Van dit minimum kan niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken. Deze dagen worden de ‘wettelijke vakantiedagen’ genoemd. Een werkgever kan zijn werknemers meer vakantiedagen toekennen dan het wettelijk minimum (de bovenwettelijke vakantiedagen).

De uitspraak

In de voornoemde zaak twisten partijen over een vergoeding voor de vakantiedagen die de werknemer tijdens zijn dienstverband heeft opgebouwd, maar niet heeft opgenomen. Het gaat om 200 openstaande vakantiedagen, opgebouwd van 2005 tot en met 2020. De werkgever beroept zich op verval, dan wel verjaring van deze vakantiedagen.

Het hof oordeelt, anders dan de kantonrechter, dat de wettelijke vakantiedagen van de werknemer niet zijn vervallen en evenmin zijn verjaard. De werkgever heeft namelijk niet aan zijn vergaande zorg- en informatieverplichting jegens de werknemer voldaan. Deze verplichting, die volgt uit het Max-Planck arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie, komt erop neer dat de werkgever de werknemer zo nodig aan dient te moedigen zijn minimumvakantiedagen op te nemen, hem daartoe in staat dient te stellen én hem tijdig dient te informeren over het dreigende verlies van niet opgenomen vakantiedagen. De bewijslast dat aan deze verplichting is voldaan, ligt bij de werkgever.

De werkgever heeft in deze zaak verklaard dat de werknemer is aangespoord om vakantie op te nemen, maar uit de verklaringen en stukken blijkt niet op welk moment, hoe vaak en op welke wijze hij dat heeft gedaan. Evenmin blijkt of hij de werknemer formeel heeft aangezet tot het opnemen van zijn vakantiedagen en of hij hem tijdig over het verval van die dagen heeft geïnformeerd. Werkgever heeft daardoor onvoldoende feiten en omstandigheden naar voren gebracht waaruit blijkt dat hij aan zijn zorg- en informatieverplichting heeft voldaan. Het gevolg hiervan is dat de niet genoten wettelijke vakantiedagen niet zijn vervallen. De verjaringsbepaling, die als uitgangspunt op bovenwettelijke vakantiedagen van toepassing is, blijft eveneens buiten toepassing. Dit laatste wordt door de Hoge Raad bevestigd.

De slotsom is dat de werkgever in totaal 186,5 vakantiedagen aan de werknemer moet uitbetalen, wat neer komt op een bedrag van € 62.604,32 bruto.

Aanbevelingen

Het arrest van de Hoge Raad leidt tot enkele aanbevelingen voor werkgevers:

• Zorg ervoor dat er een actuele vakantieadministratie is waarin wordt bijgehouden hoeveel vakantiedagen er zijn opgenomen en welk saldo nog resteert;
• Informeer werknemers tijdig (en minstens eenmaal per jaar) schriftelijk over hun opgespaarde vakantiedagen;
• Vraag aan werknemers om de vakantiedagen op te nemen en stel ze daar ook daadwerkelijk toe in staat;
• Informeer werknemers over de consequenties indien ze nalaten de vakantiedagen op te nemen.