Checklist uitschrijven aandeelhoudersvergadering besloten vennootschap
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) is de vergadering waarin de aandeelhouders samenkomen en stemmen over (voorliggende) besluiten. De bestuurder moet voor het uitschrijven van een AVA een strikte procedure volgen. Hoe deze procedure eruit dient te zien volgt uit de bepalingen daaromtrent in de wet, de statuten en/of de eventuele aandeelhoudersovereenkomst. Zo kunnen er bijvoorbeeld bepaalde oproepingstermijnen gelden, mag de oproeping al dan niet via e-mail worden verzonden en moet in die oproep de agendapunten vermeld staan.
In dit blog treft u een checklist aan welke u in acht kan nemen bij het uitschrijven van de AVA. Deze checklist helpt u om te bepalen of u aan alle formaliteiten heeft voldaan. Dit is van belang omdat besluiten in niet rechtsgeldig opgeroepen aandeelhoudersvergaderingen vernietigbaar kunnen zijn.
Check 1: Wie is bevoegd om de AVA uit te schrijven?
Check in de statuten van de vennootschap welk orgaan bevoegd is om de AVA bijeen te roepen. De vergadering dient in ieder geval 1x per jaar bijeengeroepen te worden en dit moet uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Alleen het bestuur en de eventuele raad van commissarissen (RvC) zijn bevoegd om een vergadering bijeen te roepen. Tenzij anders bepaald in de statuten.
NB Minderheidsaandeelhouders (alleen of gezamenlijk ten minste 1/100 van het geplaatste kapitaal) kunnen aan het bestuur en/of de RvC verzoeken een AVA bijeen te roepen. Indien zij hier niet aan voldoen, kunnen deze aandeelhouders door de rechter worden gemachtigd om de AVA bijeen te roepen.
Check 2: Hoe lang is de oproepingstermijn?
De oproeping moet op tijd worden verstuurd. De tijd die tussen de uitnodiging en de vergadering moet zitten heet de oproepingstermijn.
Hoe lang is deze termijn? Dit is in de statuten geregeld. Zo is de oproepingstermijn voor grote BV’s vaak langer dan voor kleine BV’s. Is de oproepingstermijn niet geregeld in de statuten, dan geldt de wettelijke oproepingstermijn van 8 dagen.
Check 3: Hoe moet de AVA bijeengeroepen worden?
Er moet een correcte bijeenroeping zijn van de AVA, per post gericht aan de adressen van de aandeelhouders voordat deze begint. Hierin moet staan: naam, woonplaats, functie, en aantal aandelen per aandeelhouder. Ook moeten de agendapunten vermeld worden (hierover meer in stap 5).
Let op: Ook het bestuur en (indien van toepassing) de RvC worden opgeroepen, die hebben namelijk een raadgevende stem in de AVA.
NB In de statuten kan zijn bepaald dat de oproeping ook via de elektronische weg (lees: e-mail) mag worden verstuurd.
Check 4: Waar moet de AVA worden gehouden?
De AVA wordt gehouden op een plaats die in de statuten is bepaald (mag ook buiten Nederland zijn) of anders in de gemeente van de statutaire zetel (zie hiervoor de statuten). Indien de AVA elders wordt gehouden dan kan dit alleen als alle aandeelhouders daarmee hebben ingestemd en de bestuurders en de (eventuele) RvC voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen.
Check 5: Welke onderwerpen kunnen worden behandeld tijdens de AVA?
De oproeping dient de te behandelen onderwerpen te vermelden. Ten aanzien van onderwerpen waarvan de behandeling niet bij oproeping is aangekondigd, kan niet wettig worden besloten, tenzij alle aandeelhouders ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming over die onderwerpen plaatsvindt en de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen.
Typische besluiten die worden genomen in de AVA zijn bijvoorbeeld het vaststellen van de jaarrekening, ontslag en decharge van de bestuurder(s) en een besluit tot statutenwijziging.
NB Aandeelhouders kunnen het bestuur schriftelijk verzoeken een onderwerp op te nemen in de agenda voor de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering. Het zogenaamde agenderingsrecht. Het bestuur is in beginsel verplicht om een tijdig voorgedragen onderwerp op de agenda te plaatsen.
Tot slot
Bovenstaand blog is slechts een algemene weergave. In de statuten van uw bedrijf kunnen zeer diverse en afwijkende bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de AVA. Het is daarom altijd van belang dat u deze goed bestudeert.
De advocaten van Delissen Martens hebben de ondernemingsrechtelijke kennis en deskundigheid in huis om u te adviseren over uw algemene vergadering van aandeelhouders. Neem bij vragen vrijblijvend contact op.
Meer lezen over de aandeelhoudersvergadering?
