Burger gaat gebruikmaken van zijn privacyrechten onder de AVG

Men wil vooral weten wie wat verzamelt. Dit recht op inzage staat in artikel 15 van de AVG. Dat recht houdt in dat iedere burger kan vragen of een organisatie zijn persoonsgegevens verzamelt en zo ja, om welke gegevens het gaat. Artikel 15 lid 3 AVG geeft aan dat een kopie van de persoonsgegevens moet worden verstrekt.

Maar, de betreffende organisatie moet meer informatie verstrekken dan alleen het melden om welke persoonsgegevens het gaat. En dat wordt nog wel eens over het hoofd gezien.

Te verstrekken overige informatie

Volgens artikel 15 AVG moet ook de volgende informatie worden verstrekt:

• de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt;
• om welke categorieën van persoonsgegevens het gaat;
• van wie de persoonsgegevens afkomstig zijn of aan wie zij zullen worden verstrekt;
• of de persoonsgegevens buiten de EU/EER terecht (zijn ge-)komen of bij internationale organisaties en welke passende waarborgen voor de doorgifte zijn getroffen;
• welke bewaartermijnen voor de persoonsgegevens worden gehanteerd, of als er geen bewaartermijnen in het betreffende geval worden gehanteerd, de criteria om de bewaartermijn in die bepaalde gevallen te bepalen;
• dat de betrokkene het recht heeft op rectificatie van (onjuiste) persoonsgegevens
• om wissing en beperking van persoonsgegevens kan worden verzocht en dan het recht bestaat tegen de verwerking bezwaar te maken;
• dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht kan worden ingediend;
• in het geval de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
• of sprake is van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en, als daarvan sprake is, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Weigering van inzage van persoonsgegevens

Als een persoon verzoekt om inzage kunt u alleen weigeren als sprake is van een zeer incidentele verwerking. Denk daarbij aan het geval dat een naam in een bepaald document voorkomt. Ook persoonlijke aantekeningen of notities hoeven niet te worden gedeeld, tenzij ze deel uitmaken van een dossier. U mag alleen gegevens verstrekken van de persoon die om de gegevens verzoekt. Voor kinderen onder de 16 mogen ouders verzoeken om inzage.

Het recht om een kopie van de persoonsgegevens te ontvangen uit artikel 15 lid 3 AVG kan ook beperkt worden. Dit volgt uit artikel 15 lid 4 AVG. Het weigeren van een kopie is gerechtvaardigd als door afgifte van een kopie afbreuk wordt gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Daarvan kan sprake zijn als de privacy van anderen dan de verzoeker wordt geschonden of door het overleggen van stukken bijvoorbeeld bedrijfsgeheimen worden geopenbaard. Voor het verstrekken van kopieën mag een redelijke vergoeding voor administratieve kosten worden gevraagd.

Het inzagerecht is overigens niet van toepassing op archieven die in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen. Ook ongerichte verzoeken om inzage van in overige archieven opgenomen persoonsgegevens, mogen worden geweigerd.

Termijn van verstrekking

U moet in ieder geval binnen een maand reageren op een verzoek om inzage. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Over een voorgenomen verlenging moet de verzoeker worden geïnformeerd binnen een maand na het verzoek. Ook als een verzoek om inzage wordt geweigerd, dient de verzoeker daarover te worden geïnformeerd binnen een maand na het verzoek. De verzoeker kan dan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep instellen bij de rechter. Ook over die rechten dient de verzoeker te worden geïnformeerd.   

Tot slot

Uit het onderzoek van KPMG blijkt dat burgers privacy belangrijk vinden maar nog niet weten welke rechten zij hebben. Als dat besef doordringt zou het wel eens zo kunnen zijn dat organisaties worden geconfronteerd met grote aantallen verzoeken om inzage. Het is dus zaak om rekening te houden met dit mogelijke risico en om beleid te maken over de manier waarop met verzoeken om inzage wordt omgegaan. Zoals blijkt uit artikel 15 AVG gaat het om meer dan het verstrekken van een overzicht van persoonsgegevens die worden verwerkt. Ook de aanvullende informatie zoals hierboven vermeld, dient te worden verstrekt.

Deze Nieuwsflits is slechts een algemene weergave van het geldende recht. Het kan op geen enkele wijze als advies in uw specifieke situatie dienen.