Aanzegverplichting: voorkom dure fouten!

Aanzeggen, wat is dat nu eigenlijk? In mijn praktijk kom ik nog te vaak werkgevers tegen die niet bekend zijn met de wettelijke aanzegverplichting. Dit kan leiden tot behoorlijke schadeposten, terwijl die schade eenvoudig is te voorkomen. In dit blog leg ik daarom uit wat de aanzegverplichting is, wat de consequenties zijn van het schenden van deze verplichting en hoe je er eenvoudig voor zorgt dat je deze verplichting altijd nakomt.

Wat is aanzeggen?

Aanzeggen moet niet worden verward met opzeggen. Opzeggen is het (tussentijds) beëindigen van een arbeidsovereenkomst door werkgever of werknemer. Aanzeggen is het mededelen door de werkgever of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wel of niet wordt verlengd.

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt “van rechtswege”, dus zonder dat één van de partijen hoeft op te zeggen. De wet bepaalt dat de werkgever uiterlijk een maand voor dit einde van rechtswege schriftelijk moet laten weten of zij de arbeidsovereenkomst wel of niet wil verlengen, en zo ja, onder welke voorwaarden.

Consequenties niet nakomen aanzegverplichting

Als je de aanzegverplichting niet nakomt, dan kan de betreffende werknemer aanspraak maken op de wettelijke “aanzegvergoeding”. Die vergoeding is gelijk aan één dag loon voor elke dag dat de verplichting te laat is nagekomen en bedraagt maximaal één maandsalaris.

Verder kan het achterwege laten van een aanzegging ertoe leiden dat de arbeidsovereenkomst “stilzwijgend” wordt verlengd. De gevolgen kunnen in zo’n geval nog veel groter zijn, bijvoorbeeld als die stilzwijgende verlenging ertoe leidt dat zonder dat je het doorhebt een contract voor onbepaalde tijd ontstaat. (Dit heeft te maken met het maximaal aantal tijdelijke contracten dat kan worden gesloten, ook wel de “ketenregeling”. Meer daarover lees je in een volgend blog.)

Voorbeeld: als een werknemer een jaarcontract heeft met een looptijd van 1 januari tot en met 31 december, dan moet werkgever uiterlijk op 30 november schriftelijk laten weten of zij het contract wel of niet wil verlengen, en zo ja, onder welke voorwaarden. Doe je dit te laat, bijvoorbeeld pas op 25 december? Dan kan de werknemer aanspraak maken op 25/30e deel van een maandsalaris als “aanzegvergoeding”. Vergeet je helemaal om aan te zeggen en komt de werknemer in het nieuwe jaar gewoon werken? Dan is de kans groot dat die arbeidsovereenkomst stilzwijgend is verlengd.

Tips aanzegverplichting

• Zorg ervoor dat je op het moment dat iemand in dienst treedt al een melding in het systeem of in de agenda zet, zodat je bijvoorbeeld anderhalve maand voordat het contract eindigt wordt herinnerd aan deze verplichting;
• Let bij het aanzeggen goed op hoe veel tijdelijke contracten deze werknemer al heeft gehad en hoe lang hij al in dienst is. Soms kan geen nieuw contract voor bepaalde tijd meer worden aangeboden en verandert zo’n nieuw contract “van rechtswege” in een contract voor onbepaalde tijd;
• Het is mogelijk om in de arbeidsovereenkomst gelijk al op te nemen dat het contract daarna niet wordt verlengd. Dat heet een aanzegging “bij voorbaat”. Let wel op: indien zo’n contract na het einde van de looptijd tóch wordt voortgezet, kan dat bijkomende risico’s meebrengen;
• Tot slot: in de wet is duidelijk opgenomen dat de aanzegging “schriftelijk” moet gebeuren. Zorg er dus ook voor dat het schriftelijk gebeurt. Dit mag ook per e-mail of WhatsApp en hoeft niet heel uitgebreid, maar vergeet dit niet. Ik zie regelmatig dat er discussie ontstaat nadat de werknemer alleen mondeling is verteld dat werkgever zijn contract niet wil verlengen. Rechters zijn op dit vlak heel streng: zelfs als je kunt bewijzen dat je mondeling hebt aangezegd, dan kom je niet onder de aanzegvergoeding uit. Zorg dus altijd voor een korte bevestiging.

Zoals hiervoor genoemd, ga ik in mijn volgend blog in op de vraag hoe veel tijdelijke contracten je kunt sluiten en wat de uitzonderingen zijn, kortom: de “ketenregeling”.

Eerder schreef ik al over de keuze tussen een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd en over de aandachtspunten bij een proeftijdbeding. Teruglezen? Klik hier en hier.

Heeft u vragen over aanzegverplichting? Neem dan gerust contact op met Jeroen Hofland.